W sytuacji, kiedy dysponujemy sporą powierzchnią magazynową i możemy ją wynająć innym firmom, bardzo przydatny okazuje się program magazynowy, który pozwoli zarządzać magazynem wg wymagań określonych klientów.
Mając do czynienia z tak dużą powierzchnią magazynową, nie jesteśmy w stanie sprawować kontroli nad całością towaru, ani nad miejscem składowania poszczególnych towarów. Do tej pory dysponowaliśmy intuicją magazyniera, który pracując w niewielkim magazynie z materiałami jednej firmy, bezbłędnie potrafił wskazać miejsce składowania towaru. Niestety, obecnie magazynier nie jest w stanie zapanować nad ilością produktów. Pogubi się, ustawiony przed dziesiątkami rzędów z półkami pełnymi towarów podobnie zapakowanych. Więc w sukurs musi mu przyjść program, który za niego wskaże miejsce składowania towaru, wyda zamówioną ilość i zapamięta pozostały stan magazynowy.
Moduł wydań i przyjęć dla magazynu buforowego pozwala określić dodatkowe koszty wynikające z obsługi towarów powierzonych przez klientów, dodatkowego czasu pracy magazynierów, rodzaju obsługi poszczególnych towarów (więcej czasu potrzeba na składowanie delikatnych materiałów jak np. szklane butelki, niż worki z cementem). Jest także pomocny w sytuacjach, kiedy klienci składujący produkty spożywcze wymagają od nas wydawania ich zgodnie z terminem przydatności. Obsługa tego typu zleceń jest nieporównywalnie droższa i niemożliwa bez odpowiedniego oprogramowania, które bezbłędnie wskazuje żądany towar.
Bardzo często zdarza się, że zamówiony przez nas towar nie w całości zostaje nam dostarczony. Brakuje kilka sztuk długopisów czy zeszytów. Firma ogrodnicza odnotuje brak trzech drzewek owocowych, chociaż na dokumencie PZ widnieją wszystkie. Mimo tego, towar trafia do magazynu, który współdzielony z innymi firmami i czekamy na korektę lub dosłanie brakującego towaru od producenta. Stany magazynowe bowiem często wykazują różnice między stanem teoretycznym a faktycznym.
Zdarza się tak, że podobny towar zamawia także inna firma, dzieląca z nami powierzchnię tej samej półki w magazynie i ta firma, biorąc ze wspólnej „kupki” długopisy, „pożycza” je od nas, mając nadzieję na zwrot przed końcem miesiąca. Liczy bowiem na dowóz przez producenta brakującej ilości towaru.
Wszystko byłoby dobrze, gdyby nie problem, który nam się rodzi w przypadku wielu podobnych towarów na tej samej powierzchni magazynowej oraz kilku firm o podobnym profilu działalności, które sobie wzajemnie „pożyczają” i „oddają” później produkty.
Następuje chaos, nie wiadomo kto i od kogo wziął towar, komu jeszcze go trzeba oddać, a na kogo wystawić fakturę w przypadku, kiedy zmuszony jest zakupić ostatecznie brakujący towar od sąsiada.
Moduł Wydań i Przyjęć dla magazynu buforowego pozwala ogarnąć ten mętlik, ponieważ doskonale panuje nad tym ile zamówionego towaru trafiło do każdej firmy, kto w międzyczasie „pożyczał” produkty i komu na koniec miesiąca (albo w innym określonym trybie), należy wystawić fakturę za braki w magazynie.
Ten prosty i intuicyjny szablon obsługi magazynu pozwoli nam zachować porządek nie tylko w papierach ale także w faktycznym stanie magazynowym poszczególnych firm, wynajmujących wspólnie powierzchnię.