Automatyczne wystawianie faktur


Moduł ma za zadanie usprawnienie procesu realizacji zamówienia od klienta. Funkcje wspomagają koordynację poszczególnych czynności począwszy od zakupu poprzez kompletowanie, wystawianie dokumentów magazynowych po dostarczenie zamówienia do odbiorcy.
Dzięki zmianom statusów z łatwością można kontrolowad przebieg wykonywanych przez pracowników czynności. Dane etapy wykonywane są przez osoby do nich uprawnione, np: tylko handlowiec ma możliwośd przyjęcia zamówienia, za to nie może wykonywad zadao wyznaczonych dla magazyniera. Funkcja ta ułatwia podział obowiązków, a także zmniejsza możliwośd popełnienia błędu.
Zamówienia kompletowane są za pomocą kolektora zintegrowanego z systemem magazynowo - sprzedażowym. Następnie generowany jest dokument sprzedaży i WZ (w zależności od formy płatności i dostarczenia) a także list przewozowy. Fakturę można przekierowad do e-dokumentów gdzie automatycznie zostaje wysłana mailem do klienta. Dokumenty zapisywane są w formacie PDF w konkretnym folderze.

 

Początkowo zamówienie jest kwalifikowane jako „niezrealizowane”. W tej fazie zostaje przyjęte przez Handlowca.

 


 

W kolejnym kroku zamówienie zyskuje status „zamówienia ze sklepu i rynku”.

 

 

Następnie dokument oczekuje na płatnośd od odbiorcy – tutaj nadal koordynacja następuje ze strony Handlowca. Etap jest pomijany w przypadku wyboru sposobu płatności „kurier za pobraniem”.

 

 

Po dokonanej płatności zamówienie zostaje przekierowane do kierownika magazynu ze zmianą statusu na „przygotowanie do realizacji”. Tutaj następuje zlecenie konkretnemu magazynierowi kompletacji towaru.

 

 

Następnym krokiem jest zebranie towarów przez magazyniera. Kompletacja następuje za pomocą kolektora – wczytywane zostaje zlecone zamówienie i artykuły dodawane poprzez sczytywanie kodów kreskowych.

 

 

 


Kolektor Ekran kolektora – wybór zamówienia
Dodanie artykułów do zamówienia Generowanie dokumentu WZ.

 

 

W momencie gdy zamówienie zostaje skompletowane powstaje dokument WZ i faktura - w zależności od wybranej formy płatności może powstad tylko WZ.

 

 

Następnie po wystawieniu WZ i faktury, w zależności od wybranego środka transportu następuje generowanie listu przewozowego – do wyboru możliwe są dwie opcje tworzenia dokumentu:


a) W tym celu należy zaznaczyd wybraną pozycję i za pomocą dodatkowych operacji wybrad opcje kuriera. Pojawia się okno, w którym zawarte są pola do uzupełnienia takie jak: dane nadawcy, odbiorcy, miejsce dostawy, ustawienia dotyczące etykiety, wyboru drukarki.

 

 

Kolejne okno daje możliwośd wybrania preferencji dotyczących przesyłki, kwoty pobrania, termin podjęcia towaru, dostarczenia.

 

 

b) magazynier potwierdza na kolektorze wybór kuriera, rodzaju i ilości paczek. W wyniku zapisu statusu generowany zostaje list wraz z fakturą. Numer listu jest zapisywany do zamówienia, WZ i dokumentu sprzedaży w polu dodatkowym.

 

 

Kolejny status „gotowe do odbioru” oznacza, że zamówienie zostało skompletowane i oczekuje na odbiór klienta.

 

 

Po odebraniu zamówienia przez klienta otrzymuje ono status „zrealizowane całkowicie”, co oznacza, że jest już zakooczone.

 

 

Przechodząc do widoku zakładki „dokumenty handlowe” widoczna jest faktura, do której dopięte jest zamówienie.

 

 

Za pomocą przycisku „e-Dokumenty” faktura zostaje przeniesiona do e-dokumentów i automatycznie wysłana mailem do odbiorcy.

 

 

Aby umożliwid wystawienie faktury przy realizacji zamówienia dla danego kontrahenta, należy wejśd w „Edycję kontrahenta” następnie „Pola dodatkowe” i tam wybrad chęd generowania dokumentu.

 

 

Faktura zostanie wysłana do klienta na wprowadzony adres mailowy w polu „E-mail”.

 

 

Powracając do podglądu zamówienia w zakładce „Status zamówienia” naciskając przycisk „Historia zmian statusu” otwiera się okno ukazujące wszystkie statusy dokumentu i nazwiska osób, które wykonywały określone czynności.

 

 

Poniżej widoczne jest przyporządkowanie statusów do wykonywanych stanowisk.

 

 

W poniższym folderze widoczne są aplikacje, które generują faktury i WZ do formatu PDF.

 

 

Widok przedstawia utworzone dokumenty, które później wykorzystywane są do wysyłki mailem do klienta.

 

 

Przykłady wygenerowanej faktury i WZ.

 

URZĄDZENIA

Elzab

Emar

Posnet

Novitus

KONTAKT

Imag Dariusz Biliński

ul. Zgoda 14/5

60-129 Poznań

tel. 61 867 22 81